Mejora de procesos con el email

Es increíble la cantidad de horas que podemos pasar frente al gestor de correo electrónico al año. Si nos paramos a analizar nosotros mismos la frase anterior es fácil estar de acuerdo. Es casi inmediato llegar a pensar que nuestra gestión del correo electrónico necesita una mejora de procesos. No obstante, debemos aprovechar esta situación para incrementar nuestra productividad y conseguir así una ventaja competitiva.

¿Somos productivos en el uso del email? La respuesta es no.

En la Nexian Digital Academy vemos cada día empresas que malgastan el tiempo de sus empleados leyendo y contestando correos electrónicos que además no son necesario que lean o contesten. ¿El correo electrónico sólamente nos da este problema? Aún estamos descubriendo la realidad…

¿Tan mal utilizamos el correo electrónico?

Una falta de procedimiento en el uso del correo electrónico provoca repetidos errores de comunicación con la consiguiente gran cantidad de emails y respuestas para aclarar las dos posturas de los interlocutores. Además no son pocas las tareas realizadas erróneamente, proyectos que no se ejecutan en plazo, o incluso, pérdidas de clientes por una mala gestión de un correo entrante importante. ¿Alguna vez habéis cometido un error por la falta de precisión de una tarea al recibirla por email? Ya vamos viendo dónde está el problema… Imaginaos una empresa donde:

• Recibiéramos sólamente los emails que debemos o nos interesa leer
• Nada mas recibir el email supiésemos si es algo importante o no
• No se nos quedase jamás un email sin atender en nuestra bandeja de entrada
• No perdiésemos ninguna convocatoria de reunión o cita con clientes
• Recuperásemos con total rapidez un correo electrónico recibido en cualquier momento, incluso hace años

¿Podríamos hablar entonces de mejora de procesos? ¿Hablaríamos pues de incrementar productividad con el correo electrónico? Si esto te parece una quimera aún necesitas plantearte el uso o el procedimiento que le das al correo electrónico

Si al comienzo del blog no estabas convencido de la verdadera problemática del uso (o mejor dicho, mal uso) del correo electrónico puede que ahora lo veas de otra manera. Puede que aún te hagas algunas preguntas… ¿Es viable en mi empresa…? no sin esfuerzo, claro está.

¿Cómo conseguir esa mejora de procesos en el correo electrónico?

La clave para conseguir esta mejora de procesos para incrementar la productividad radica en un buen procedimiento. Si, es necesario un procedimiento común en la empresa para que esta herramienta de comunicación sea eficaz. Hemos aprendido muchas cosas en nuestra etapa de estudiantes. Utilizar el correo electrónico con precisión y con ánimo de optimizar su uso no ha sido ninguna una asignatura.

¿Por dónde empiezo para incrementar esa productividad?

Quizá debamos plantearnos unificar el programa gestor de correo que utilizan los empleados. Crear un procedimiento acorde con nuestras necesidades. Y por supuesto, complementar el procedimiento de uso del correo electrónico con unas sesiones de formación.