Reducción de papel en la oficina ¿realidad o ficción?

Gracias a la incursión de las nuevas tecnologías y al impacto de la digitalización, la reducción de papel en el día a día de las oficinas es un objetivo social cada día más alcanzable. Hacer un uso desmedido de las copias y del papel en ocasiones genera pérdidas de tiempo e información al no encontrar de primeras la documentación que estamos buscando.

Un consumo excesivo de papel no es sólo perjudicial para el medio ambiente, sino también para la productividad, eficiencia y presupuesto de tu empresa, sin considerar además el coste del papel, los costes de impresión y el almacenamiento entre otras cosas.

“¿Te has planteado alguna vez cuánto coste le está suponiendo a tu empresa?”

Cada vez se oye más la tendencia de «cero papel» en las oficinas: el objetivo de reducir e incluso eliminar por completo el papel de los puestos de trabajo. Está claro que según de qué sectores estemos hablando eliminar el papel por completo puede ser una medida un poco extrema o incluso imposible de llevar a cabo, pues ciertos documentos pueden exigir su presentación en físico.

Sin embargo, sí que podemos adaptar ciertas medidas que nos faciliten reducir nuestro consumo de papel a un nivel óptimo para nuestra actividad:

• Integrando políticas de protección del medio ambiente, procesos más ágiles y digitales.
• Informar a toda la organización sobre el impacto medioambiental que conlleva y su importancia dentro de la cultura de empresa.
• Compartir y enviar documentación a través de herramientas digitales que permitan trabajar de manera mucho más rápida y ágil, con la consecuente reducción de tiempos.
• Ahorrar espacio de almacenamiento de documentos y reducir la posible pérdida de documentación.

La reducción de papel en las oficinas ayuda de manera muy directa a la mejora del medioambiente. Para que el cambio resulte más atractivo, es aconsejable empezar por pequeños cambios o rutinas que sean fáciles de implementar para ir integrando de formar gradual en el resto de la organización. Para poder lograrlo es muy importante una adecuada planificación de los pasos a seguir y comunicárselo e involucrar a toda la organización. Pequeños gestos, o cambios de hábitos que pueden suponer grandes avances hacia una empresa más digital y hacia el “cero papel”.

Gracias a la digitalización resulta mucho más sencillo prescindir del papel, mejorar nuestro compromiso social y ser más eficientes.